Cán bộ, công chức tỉnh Hải Dương chính thức sử dụng hệ thống thư điện tử công vụ để trao đổi công việc từ ngày 20 tháng 6 năm 2018

10/07/2018

Quán triệt chỉ đạo của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường sử dụng hệ thống thư điện tử trong hoạt động của cơ quan nhà nước, ngày 11/6/2018, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh Hải Dương đã ban hành Quyết định 10/2018/QĐ-UBND về Quy định quản lý, sử dụng hệ thống Thư điện tử công vụ tỉnh Hải Dương.

Ông Nguyễn Dương Thái – Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh Hải Dương


Quyết định 10/2018/QĐ-UBND của Ủy ban nhân dân tỉnh chính thức có hiệu lực từ ngày 20/6/2018 được áp dụng đối với tất cả các cơ quan nhà nước, cán bộ, công chức, viên chức tỉnh Hải Dương tham gia khai thác, sử dụng hệ thống Thư điện tử công vụ tỉnh Hải Dương góp phần tận dụng các phương tiện công nghệ thông tin hiện có để nâng cao hiệu quả làm việc. Đặc biệt, quy định chi tiết về việc quản lý và sử dụng hệ thống Thư điện tử công vụ tỉnh Hải Dương đảm bảo ứng dụng triệt để, hiệu quả hệ thống thư điện tử, một trong những ứng dụng quan trọng của mạng máy tính, Internet vào việc trao đổi thông tin.

Trách nhiệm mỗi cá nhân trong sử dụng và quản lý hệ thống Thư điện tử công vụ
Theo quy định được ban hành kèm Quyết định 10/2018/QĐ-UBND, hệ thống Thư điện tử công vụ tỉnh Hải Dương là một thành phần trong hệ thống thông tin điện tử quản lý hành chính nhà nước tỉnh Hải Dương, được kết nối trực tuyến với mạng Internet cho phép gửi, nhận thông tin dưới dạng thư điện tử, phục vụ công tác chuyên môn, nghiệp vụ của các cơ quan nhà nước, cán bộ, công chức của tỉnh Hải Dương. Trong đó, mỗi cán bộ, công chức, viên chức, cơ quan nhà nước của tỉnh sẽ được cấp một hộp thư điện tử với tên miền chung “@haiduong.gov.vn”.

Các tổ chức, cá nhân trong tỉnh khi trao đổi qua hệ thống Thư điện tử công vụ của tỉnh phải sử dụng bộ mã các ký tự chữ Việt theo tiêu chuẩn TCVN 6909:2001 (Unicode) để thể hiện các nội dung trao đổi qua thư điện tử. Cùng với đó, các văn bản đính kèm thư điện tử phải có định dạng phù hợp với danh mục tiêu chuẩn về ứng dụng công nghệ thông tin trong cơ quan nhà nước theo quy định tại Thông tư 22/2013/TT-BTTTT ngày 23 tháng 12 năm 2013 của Bộ Thông tin và Truyền thông về Danh mục tiêu chuẩn kỹ thuật về ứng dụng công nghệ thông tin trong cơ quan nhà nước.

Mỗi cán bộ, công chức, viên chức khi được cung cấp hộp thư điện tử thuộc hệ thống Thư điện tử công vụ của tỉnh có trách nhiệm bảo vệ mật khẩu truy cập hộp thư cá nhân. Trong trường hợp mất mật khẩu phải thông báo ngay cho Trung tâm Công nghệ thông tin và Truyền thông thuộc Sở Thông tin và Truyền thông – đơn vị trực tiếp quản lý, đảm bảo các điều kiện kỹ thuật, an toàn và bảo mật thông tin cho hoạt động của hệ thống Thư điện tử công vụ tỉnh để thay đổi mật khẩu mới. Mỗi cá nhân có trách nhiệm sử dụng và quản lý hộp thư điện tử thuộc hệ thống Thư điện tử đúng mục đích, chỉ sử dụng hộp thư điện tử được Sở Thông tin và Truyền thông thiết lập để trao đổi công việc, chịu trách nhiệm về thông tin khi gửi, nhận qua hộp thư điện tử, quản lý, lưu trữ các thư điện tử cá nhân bảo đảm an toàn, bảo mật thông tin trong quá trình sử dụng.

Trong trường hợp phát hiện các văn bản, tài liệu trong hộp thư có chứa các nội dung thuộc danh mục bí mật Nhà nước phải khẩn trương báo cáo với các Thủ trưởng cơ quan, tổ chức mình. Thủ trưởng cơ quan, tổ chức nơi phát hiện các tài liệu mật phải thông báo cho lãnh đạo Sở Thông tin và Truyền thông cùng lãnh đạo cơ quan nơi gửi đi các văn bản, tài liệu đó để kịp thời gỡ bỏ, đồng thời thông báo cho các cơ quan chức năng để làm rõ trách nhiệm.

Trách nhiệm của các cơ quan trong duy trì, quản lý và sử dụng hệ thống Thư điện tử công vụ
Trung tâm Công nghệ thông tin và Truyền thông thuộc Sở Thông tin và Truyền thông có trách nhiệm lưu trữ, quản lý danh bạ Hệ thống thư điện tử tỉnh và phối hợp với Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh công bố, cập nhật danh bạ thư điện tử của các cơ quan, nhà nước, cán bộ, công chức có thẩm quyền lên Cổng thông tin điện tử của tỉnh theo đúng quy trình cấp mới, thay đổi, hủy bỏ hộp thư điện tử. Theo đó, Trung tâm Công nghệ thông tin và Truyền thông tiến hành tạo lập, thay đổi hoặc hủy bảo hộp thư điện tử của các cơ quan nhà nước thuộc tỉnh Hải Dương căn cứ vào Quyết định phê duyệt thành lập mới, thay đổi tên của cơ quan, tổ chức của cấp trên có thẩm quyền, hoặc của cá nhân Quyết định, Văn bản đề nghị của đơn vị chủ quản đối với trường hợp tuyển dụng trong trường hợp tuyển dụng, luân chuyển, điều động công chức hoặc công chức nghỉ hưu, chuyển công tác ra ngoài cơ quan nhà nước.

Sở Thông tin và truyền thông có trách nhiệm chỉ đạo Trung tâm Công nghệ thông tin và Truyền thông trong công tác xây dựng và triển khai kế hoạch phát triển hàng năm hệ thống thư điện tử; kế hoạch bảo đảm hạ tầng kỹ thuật cho hệ thống Thư điện tử công vụ của tỉnh đáp ứng nhu cầu công việc, cũng như triển khai các chính sách bảo mật, an ninh, an toàn cho hệ thống Thư điện tử công vụ tỉnh Hải Dương. Cụ thể, đối với triển khai kế hoạch hàng năm, Trung tâm Công nghệ thông tin và Truyền thông có trách nhiệm trực tiếp thực hiện khai báo, cập nhật Danh bạ thư điện tử; lập dự toán kinh phí đảm bảo hoạt động của hệ thống thư điện tử hàng năm, trình Giám đốc Sở Thông tin và Truyền thông báo cáo Uỷ ban nhân dân tỉnh phê duyệt. Đối với nhiệm vụ triển khai các chính sách bảo mật, an ninh, an toàn cho hệ thống Thư điện tử công vụ, Trung tâm Công nghệ thông tin và Truyền thông có chức năng quản trị bảo đảm các điều kiện kỹ thuật, bảo đảm an toàn, bảo mật thông tin, quản lý quyền truy cập của các tổ chức, cá nhân; kịp thời xử lý, khắc phục các sự cố để hệ thống Thư điện tử công vụ của tỉnh vận hành thông suốt, liên tục. Ngoài ra, Trung tâm Công nghệ thông tin và Truyền thông có trách nhiệm ngăn chặn thư rác và các thư điện tử có nội dung không phù hợp với mục đích phục vụ công tác nghiệp vụ, chuyên môn, phòng chống mã độc, phần mềm độc hại đối với hệ thống Thư điện tử công vụ.

Bên cạnh đó, Sở Thông tin và Truyền thông cần xây dựng và triển khai kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng, tập huấn kỹ năng khai thác, sử dụng thư điện tử cho cán bộ công chức, cũng như theo dõi việc thực hiện sử dụng thư điện tử của các Sở, ban, ngành, Uỷ ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố; hàng năm có ý kiến tham gia đánh giá các cơ quan, đơn vị chấp hành theo Quy định để báo cáo Uỷ ban nhân dân tỉnh.

Các Sở Nội vụ, Kế hoạch và Đầu tư, cùng Công an tỉnh có trách nhiệm phối hợp với Sở Thông tin và Truyền thông đảm bảo duy trì hoạt động của hệ thống Thư điện tử công vụ của tỉnh, bao gồm: đưa các tiêu chí về sử dụng thư điện tử công vụ vào nội dung chấm điểm cải cách hành chính hàng năm; cân đối, đảm bảo chi phí duy trì, nâng cấp và phát triển của hệ thống Thư điện tử và đảm bảo an ninh, an toàn thông tin của hệ thống.

Thủ trưởng các cơ quan nhà nước trong tỉnh có trách nhiệm quản lý, chỉ đạo việc sử dụng hộp thư điện tử đúng mục đích, có hiệu quà và chịu mọi trách nhiệm về nội dung thông tin, bí mật tài khoản hộp thư điện tử công vụ, cũng như ban hành quy chế sử dụng, đôn đốc sử dụng hệ thống Thư điện tử công vụ tỉnh Hải Dương tại cơ quan, tổ chức của mình trong gửi nhận văn bản, tài liệu, trao đổi công việc với cơ quan, tổ chức, các công chức với người dân và doanh nghiệp.

Quyết định 10/2018/QĐ-UBND đã thể hiện nhận thức đúng đắn về lợi ích của hệ thống thư điện tử trong công việc, từng bước ứng dụng hệ thống thư điện tử và các hệ thống thông tin khác trong quản lý, điều hành của Uỷ ban nhân dân tỉnh Hải Dương theo đúng yêu cầu tại Chỉ thị 34/2008/CT-TTg của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường sử dụng hệ thống thư điện tử trong hoạt động của cơ quan nhà nước. Cùng với đó, Quyết định này đi vào thực hiện sẽ góp phần giúp cán bộ, công chức, viên chức khai thác tối đa hiệu quả của hệ thống thư điện tử trong công việc, tiến tới hiện thực hoá mô hình văn phòng không giấy trong tương lai./.
Nguyễn Hoàng Long
Cục Kiểm soát TTHC