Kết quả thực hiện công tác kiểm soát thủ tục hành chính năm 2018 của Bộ Ngoại giao

01/02/2019

Theo Báo cáo số 260/BNG-VP  ngày 17/01/2019 của Bộ Ngoại giao về kết quả thực hiện công tác kiểm soát thủ tục hành chính năm 2018 cho thấy các nhiệm vụ về kiểm soát thủ tục hành chính đã được triển khai đồng bộ và đạt nhiều kết quả tích cực.

Thủ tục hành chính được công khai kịp thời, giải quyết hiệu quả
Trong năm 2018, Bộ tiếp tục đẩy mạnh công tác rà soát, cập nhật các thủ tục hành chính trên Cơ sở dữ liệu quốc gia về thủ tục hành chính và công khai, niêm yết danh mục thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền quản lý của Bộ Ngoại giao tại website của Bộ, website của các đơn vị thuộc Bộ cũng như các điểm tiến hành giải quyết thủ tục hành chính; trong đó nêu rõ nội dung của từng thủ tục trong thẩm quyền quản lý, giải quyết của đơn vị giải quyết thủ tục hành chính, cơ sở pháp lý, quy trình thực hiện, thành phần hồ sơ, thời gian trả hồ sơ và lệ phí. Hiện Bộ đã công bố 68 thủ tục hành chính trên Cơ sở dữ liệu quốc gia về thủ tục hành chính.

Trong năm, Bộ đã tiếp nhận: 197.550 hồ sơ, đã giải quyết: 197.046 hồ sơ (đúng hạn 196.990 hồ sơ, quá hạn: 56 hồ sơ); trong đó, số hồ sơ giải theo cơ chế một cửa: 162.365 hồ sơ, đã giải quyết: 162.386 hồ sơ (đúng hạn 162.365 hồ sơ, quá hạn 21 hồ sơ). Qua đó cho thấy, tỉ lệ hồ sơ được giải quyết luôn đạt mức trên 99,5%, chủ yếu tập trung vào lĩnh vực cấp hộ chiếu, giấy thông hành, giải quyết các vấn đề hộ tịch, giấy miễn thị thực, chứng nhận và hợp pháp hóa lãnh sự…; tỉ lệ hồ sơ quá hạn ở mức thấp, đa phần là do thời gian xác nhận và xử lý tại các Bộ, ngành trong nước bị kéo dài. Để đơn giản hóa thủ tục hành chính, Bộ đã ủy quyền cơ quan địa phương tiếp nhận và trả kết quả hồ sơ đối với một số thủ tục hành chính liên quan đến cấp hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ, hợp pháp hóa lãnh sự, chứng nhận lãnh sự mới. Tuy nhiên, trên thực tế các cơ quan địa phương chủ yếu mới chỉ đóng vai trò hỗ trợ nhận, gửi hồ sơ qua dịch vụ bưu chính công ích, Bộ sẽ tiếp tục rà soát, nghiên cứu khả năng ủy quyền cho cơ quan địa phương tiếp nhận hoặc giải quyết thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền quản lý của Bộ; chỉ đạo các đơn vị chủ động điều chỉnh các thủ tục hành chính trong khuôn khổ cho phép của pháp luật, theo hướng đơn giản hóa, có lợi cho người dân, như: áp dụng hệ thống phần mềm quản lý để rút ngắn thời gian xử lý hồ sơ như giải quyết cấp hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ; các đơn vị thực hiện tờ khai cấp hộ chiếu được hướng dẫn và khuyến khích khai qua mạng; tăng cường công tác tiếp nhận, trả hồ sơ qua đường bưu điện; tạo điều kiện tối đa cho người dân, nhất là những người dân ở xa đơn vị giải quyết hoặc các Cơ quan đại diện (việc cấp giấy xác nhận là người gốc Việt Nam được rút ngắn từ 5 ngày làm việc theo quy định xuống còn 3-4 ngày trên cơ sở thực hiện Quyết định số 272/QĐ-BNG ngày 24/9/2015 của Bộ trưởng Bộ Ngoại giao).

Bộ đã triển khai nghiêm túc Nghị định số 61/2018/NĐ-CP ngày 23/4/2018 của Chính phủ về thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông trong giải quyết thủ tục hành chính, Quyết định số 985/QĐ-TTg ngày 08/8/2018 của Thủ tướng Chính phủ ban hành Kế hoạch thực hiện Nghị định số 61/2018/NĐ-CP, Chỉ thị 30/CT-TTg ngày 30/10/2018 của Thủ tướng Chính phủ về nâng cao chất lượng giải quyết thủ tục hành chính; tiếp nhận, trả kết quả hồ sơ qua dịch vụ bưu chính công ích.

Bên cạnh đó, công tác truyền thông hỗ trợ hoạt động kiểm soát thủ tục hành chính được chú trọng thực hiện, cụ thể: Chủ động phổ biến cho cộng đồng người Việt tại các nước (thông qua mô hình sinh hoạt với các hội nhóm người Việt) về các văn bản pháp luật có thủ tục hành chính; đào tạo bài bản cán bộ thực hiện thủ tục hành chính và cán bộ trực tiếp tiếp đón người dân, chú trọng thái độ niềm nở, chu đáo, tận tình trong giải thích, hướng dẫn người dân; tuân thủ nghiêm túc các yêu cầu của Nghị định 61/2018/NĐ-CP về chuyên môn, kỹ năng đối với công chức làm việc tại Bộ phận một cửa.

Một số tồn tại, hạn chế và phương hướng trọng tâm năm 2019
Bên cạnh kết quả đạt được, Báo cáo cũng chỉ ra một số tồn tại, hạn chế như: Thời gian phối hợp trả lời, xác minh trong nước lâu, kéo dài thời gian trả kết quả và gây khó khăn cho người dân (trường hợp mất hộ chiếu mất 1-3 tháng; trường hợp xin cấp hộ chiếu lần đầu ít khi Bộ Công an, Bộ Tư pháp trả lời trong vòng 45 ngày như quy định của Thông tư liên tịch 08/2013/TTLT-BCA-BNG); một số trường hợp visa được cấp cho người nước ngoài không đúng mục đích nhập cảnh; sự khác biệt về cách thức quản lý, triển khai thủ tục hành chính của Việt Nam với địa bàn sở tại, rào cản ngôn ngữ, nhân sự mỏng tại các Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài tạo ra hạn chế trong việc hiểu, hướng dẫn người dân và kiểm tra chéo, khắc phục những tồn tại trong quá trình thực hiện; lệch múi giờ giữa Cơ quan đại diện và cơ quan trong nước gây khó khăn trong công tác phối hợp xử lí, nhất là các trường hợp khẩn cấp; các phần mềm hỗ trợ thực hiện thủ tục hành chính trực tuyến còn gặp lỗi, gây ra hạn chế trong việc số hóa các thủ tục hành chính; quy định pháp luật liên quan tới kiểm soát thủ tục hành chính nhiều, phức tạp và thay đổi nhanh, tạo ra thách thức cho cán bộ trong việc nắm bắt, áp dụng; công tác kiểm soát thủ tục hành chính được chuyển giao từ các đơn vị chuyên môn sang Văn phòng khiến cho cán bộ, công chức thực hiện nhiệm vụ kiểm soát thủ tục hành chính chưa kịp có thời gian thích nghi, trau dồi kiến thức và tích lũy kinh nghiệm trong khi khối lượng hồ sơ, công việc lớn, phạm vi công việc ngày một rộng và liên quan tới các vấn đề khác trong công tác cải cách hành chính nói chung; nhân sự tại cơ quan đại diện mỏng trong khi số lượng hồ sơ lớn, thời gian để xử lý hồ sơ và hướng dẫn hay giải thích cho người dân bị hạn chế; thiếu cán bộ nói tiếng địa phương tại những địa bàn ngôn ngữ ít phổ thông, tạo ra khó khăn trong tiếp đón, giải quyết các yêu cầu của người dân; một số đơn vị chưa thực sự chủ động trong việc rà soát, nghiên cứu, đề xuất sáng kiến cải cách thủ tục hành chính.

Trên cơ sở đánh giá về tình hình và kết quả thực hiện công tác kiểm soát thủ tục hành chính năm 2018, Bộ Ngoại giao đã đề ra phương hướng, nhiệm vụ trọng tâm năm 2019, cụ thể như sau: (i) Về công tác kiểm soát chung: Nghiêm túc chấp hành, triển khai các quy định của Nhà nước và pháp luật, các Chỉ thị liên quan của Thủ tướng Chính phủ về công tác thực hiện, kiểm soát và cải cách thủ tục hành chính; chủ động tiến hành triển khai hướng dẫn các cơ quan, Bộ, ngành, địa phương và đối tượng thuộc quản lý của Bộ Ngoại giao về những nội dung mới liên quan tới thủ tục hành chính; (ii) Về công tác kiện toàn, cập nhật, công khai thủ tục hành chính: Tiếp tục rà soát, cập nhật nội dung các thủ tục hành chính đã công khai tại Cơ sở dữ liệu quốc gia về thủ tục hành chính; công bố các thủ tục hành chính; rà soát và cập nhật quy trình các thủ tục hành chính theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015; (iii) Về Bộ phận một cửa: Tiếp tục đẩy mạnh tiến trình kiện toàn trang thiết bị, cơ cấu tổ chức và phần mềm vận hành tại Bộ phận một cửa, bám sát yêu cầu và thời hạn quy định; (iv) Về các mục tiêu cải cách, nâng cao chất lượng thủ tục hành chính: Đẩy mạnh thực hiện Chiến lược Quản lý tri thức của Bộ, có các biện pháp cụ thể nhằm triển khai hiệu quả Giai đoạn 2 của Chiến lược (2019-2020) và tích cực xây dựng Chiến lược từng bước hiện đại hóa Bộ Ngoại giao để cải cách, hiện đại hóa quy trình làm việc, quản lý của Bộ; nghiêm túc tiến hành rà soát định kỳ công tác thực hiện thủ tục hành chính, đánh giá, tổng kết và chủ động đề xuất sáng kiến cải cách thủ tục hành chính tại các đơn vị thuộc Bộ có thủ tục hành chính theo hướng hiện đại, tối giản thời gian xử lý và nâng cao chất lượng thực hiện thủ tục hành chính; tiếp tục nghiên cứu, tìm kiếm các giải pháp nhằm nâng cao chất lượng đào tạo cán bộ thực hiện, kiểm soát thủ tục hành chính, ứng dụng giải pháp công nghệ thông tin và tận dụng các giải pháp bưu chính công trong tiếp nhận, xử lý và trả kết quả thủ tục hành chính./.
 
Hán Thị Hồng Vân
Cục Kiểm soát TTHC